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2016 12 15

会社の業務連絡でLINEを使うのは果たしてアリなのか?ナシなのか?会社の連絡ツールをLINEにした結果…

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どうも、サブロー(@saburo_design)です。

みなさんLINE(ライン)使ってますか?今や全世界でのユーザー数は2億人、日本では6800万人が利用しているサービスとなったLINE。最初こそ親しい友人とのやり取りに使われている印象が多かったこのツールですが、その便利さから、プライベート以外でも仕事で、業務連絡などでも使われることが多くなりつつあります。

ITmediaMobileが行った調査では、業務連絡でLINEを使う事についてのアンケートを取ったところ、以下のような結果が出ました。

『絶対無し』が38%!?

すごい結果ですね。つまるところ業務連絡の内容に関わらずLINEを使う事を否定している訳ですが、この結果にはとても驚きました。

仕事の業務連絡ツールとしてLINEを採用してみた

会社での連絡手段としてLINEを使うことになりました。会社の人と友達になるのは強制ではありませんが、部署グループ、事業グループ、幹部グループなど様々な用途のグループを作り、自分の属するグループに参加するといった使い方です。上の方々が『仕事の効率が上がるのであればどんどん試してみよう』という考え方の人だったので実現しましたが、先に結論から言います。

めっちゃ便利!

仕事での連絡にLINEを採用してから1年以上経過しましたが、今ではLINEを使わずに連絡をまわす事を考えられません。今までにグループウェアとかチャットワークとかスカイプとか色々使ってみましたが、どれもなかなか定着せず、新しい連絡ツールを試すたびに『またかよ…』ややこしいからこれ以上連絡手段を増やさないでくれという雰囲気になっていました。

特にパソコン操作などに疎い社員には操作説明から始めたり、ログインパスワードを忘れてしまったりと、ツールの便利さを感じる前に面倒くささの方が勝ってしまうような状態でした。

ところがLINEはどうでしょう。パソコンの操作は超苦手でもLINEなら使えるという人は結構多いです。

  • 相手がどこに居ようが連絡を確認してもらえる。
  • 相手が連絡を確認したかどうかが分かる。
  • 今現在のリアルな状況を相手に伝えられる。(写真とか)
  • 文章だけでは伝えられない内容(デザインとか写真とか)を画像で簡単に送れる。
  • 上記の内容を大人数(グループ)に同時に送る事ができる。

特に私は仕事上、デザインの確認を複数人にしてもらわなければならない事も多く、メールで送っても『いま現場だから会社に帰ってから確認するわ』となる事もしばしばありました。LINEならスマホですぐ確認できますし返事もすぐしてもらえます。上級者になると自分の声を録音したボイスデータで仕事の指示を送ってくるというツワモノもいました。

支店からの連絡で『パソコンでなんか英語の変なエラーが出た!』というプチあるあるな連絡にも、画面を写真で撮って送ってもらうか、スクショして送ってもらうかできるので、解決も早いです。

さらにLINEはスマホだけでなくパソコン上でも使えるので、やり取りがさらにスムーズになります。やっぱりスマホで長い文章を打つのは大変なので助かります。

他にもいろいろありますが、特に理由無く仕事でLINEを使う事を否定しているのなら勿体ないな~と思ってしまいます。

仕事でLINEを使う上での問題点

LINEは便利ですが、手軽にやり取りできる分どうしてもセキュリティ面では弱くなってしまい、それだけに気をつけなければならない事がたくさんあります。機密事項や個人情報などのやり取りはLINEでは行わないという社内でのルール決めや社員1人1人の意識が重要になってきます。

またLINEは個人的な目的で利用している人が大多数のはずなので、そのあたりの配慮が必要だと思います。LINEとは言え立派な連絡先なので心無い社員が悪用しないとも限りません。LINEを会社の人に知られたって別に構わないよという人は問題ないのですが、様々な理由で自分のLINEは会社の人に絶対に知られたくない人がいるという事も考えておかなければなりません。

少数の会社でグループを作っている場合グループの参加者を全員把握する事はさほど難しくないのですが、ある程度大人数のグループになってしまうと、本名からは連想できないニックネームを使用している人が誰なのか把握できなくなる場合が多い。

一部の人しか身元が分からないアカウントであれば、仮にその人が会社を辞めた後もグループに残り続けてしまう可能性があります。自分からグループを退会してくれればそれでも良いのですが、それはやはり社内でも管理できるようにしておいたほうが良いでしょう。

対策としてはLINEグループの管理者的な役割を設けるのが良いかと思います。基本LINEグループに誰かを招待するのはグループの参加者であれば誰でもできてしまうので、それを禁止し、LINE外でグループ参加時に管理者に承認してもらい全て把握できるようにしておく必要があります。社員の所属や退社、入社などを派握できる人事あたりにやってもらうのが一番スムーズかと思います。

『絶対に無し』の38%はどんな人達なのか?

冒頭のアンケートで、『絶対に無し』と答えた38%はどんな人達なんでしょうか?アンケートの選択肢上、仕事の効率UPは度外視した意見のようですのでそこから予想してみましょう。

情報漏洩
情報漏洩

先ほどのように、LINEから機密事項や個人情報漏洩の可能性を危惧している人達。いくら個人個人が気を付けていたとしても漏洩の可能性が広がるなら導入すべきではないという考えなら分からないでもないです。業種によっては個人情報の漏洩はそのまま会社が潰れる可能性もありますから仕方ないと言えば仕方ありません。

会社の社風上マナーやルール、立ち振る舞いを重要視する傾向があるのであればLINEが如何に便利な物であろうと許されないと考えるのも分かります。お笑い芸人や芸能界みたいに上下関係が厳しそうな業種だとそういうルールがありそうです。

仕事とプライベートは切り離したい人。会社の人とLINEで繋がってしまえば、業務時間外であろうと休日であろうと手軽に連絡が取れてしまう状態になりますので、それを避けたい人。気持ちは分かる。さらにグループから簡単に友達追加できてしまいますのでセクハラの元になる可能性も。タイムラインとかで会社の愚痴をめっちゃ言ってる人は気をつけたいところ。

業務連絡は直接口で言うか電話、最低でもメールだろ!LINEを使うなど最近の若者けしからん!と言う昔ながらの考えの人。糸電話でも使ってて欲しい。

または、そもそもLINEがどんなものかよく分かっていない人達。このアンケートはツイッター上で行われたものなので、ツイッターは分かるけどLINEは分からないという人は少ないと思いますが一応。パソコンでツイッターをやって、携帯電話はガラケーを使っているという人もいますので。

もしくはLINE上でのニックネームをかなり痛い名前にしているか…

法人向けのLINEサービス『LINEWORKS(ラインワークス)』が出た

なんと企業や団体向けのLINEサービス『LINEWORKS(ラインワークス)』が始まりました。個人向けの通常のLINEとは違い、法人でのやり取りを目的としたこのサービス。

有料のサービスになるそうですが、通常のトーク機能に加え色々と仕事での利用に特化した機能が満載らしいです。私の会社ではまだ導入するかは検討段階ですが、なかなか気になるサービスです。もし会社での導入が決まればまた使ってみた感想などを書きたいと思います。

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